在疫情期間，許多組織也改採了轉型後的採購方式與實務，藉以推動節約、加快速度和提升敏捷性。這樣的改變預料在疫情趨緩後成為新常態。
文／Aaron Polikaitis、Martha Rounds‧譯／Frances
在過去幾個月，IDC 為採購部門及 IT 部門的高階主管舉辦了數場虛擬圓桌會議，討論到關於科技的採購和疫後復原的實施。其中凝聚出的一個新主題，也就是驅動企業復原策略的重要關鍵 ─ 敏捷採購作法。
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對於一些人來說，轉向敏捷採購是出於必要。 一位資深採購主管告訴我們：「當疫情來襲時，我必須在不到三個小時的時間內完成主契約（master agreement），從而滿足新的 IT 採購需求。但隨後我們又回到了以風險為考量重點的談判，快速的進行風險評估，以了解容許值在哪裡，以及我們是否可以降低合約中可能的風險。如果我們無法減輕某些風險，我們會提供風險諮詢，」她指出。「我們對情況進行了快速風險評估，以加快談判或同意條款並繼續下一個流程。在疫情之後，我們將推出更精簡、更實用、更靈活、更敏捷的採購流程。」
邁向敏捷方法
組織早已認識到傳統採購方式遇到的困難，以普及的需求建議書（RFP）讓採購流程穩當。 正如一位財富 500 強資訊長最近評論的那樣，「我們花了一年時間制訂 ERP 規格，以將需求寫入 RFP 中，結果卻發現技術全貌和性能已經發生了變化。我們就這樣落後了一年。」
事實上，隨著數位顛覆，過於謹慎和過長時間的傳統採購流程出現了其自身的風險 —-當競爭對手行動更快、技術變化更快時，緩慢的採購流程可能會讓公司在市場競爭出現反應不及，因此出現損失的情況。
有遠見的採購主管體認到他們將需要使用完全不同的採購方法以實現商業需求的多個目標。雖然 RFP 仍在使用，它們已經不像過去那麼繁瑣，而且技術主管已經更加依賴其他資訊來源以評估同類型的科技。這樣做的目標是將採購流程轉變為更快、更精簡、更靈活，並更迅速地為企業創造價值。
敏捷採購入門
公共採購研究所（NIGP）將敏捷採購定義為「一種具備彈性、適切性、協作，且能以結果為導向的採購方法。」此外，NIGP 提出了成功的敏捷採購所需的文化變革，這包括幾個關鍵改變：
- 從以合約為中心變成以專案為中心；
- 從服務的購買變成關係的建立；
- 從合約的管理變成績效的監控。
實施敏捷採購流程需要採購高層做出明確指示。如果敏捷方法對組織來說是新的，則可能需要花費大量時間和並吸取外部專業知識來了解敏捷式的工作原理。過去一年，Sourcing Industry Group （SIG）和國際商業暨合約管理協會（IACCM）等專業組織提供了敏捷採購的研討會和培訓。並藉由各行業的協會組織，推廣如何實施敏捷採購。
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已在資訊系統成功導入敏捷式交付的組織，用已有的技能和知識來指導敏捷採購新流程的開發可能很有用。這可以讓掌握關鍵業務的採購組織和數位轉型需求對齊，並根據企業文化量身訂做採購戰略。
首先，確定一些可以使用敏捷採購的小型先導專案，並了解所有採購專案都將成為敏捷式的候選項目。理想情況下，選擇交付週期短，且支援數位轉型目標的專案。藉由敏捷採購先導專案吸取經驗教訓，而後開始正式運行。最後，有選擇性地在各採購專案中實施敏捷採購。
必先利其器
不意外地，在敏捷採購的場景中，RFP 只是眾多工具之一。我們最近與一位 CPO 交談，他的採購單位正試著全心投入成為以 RFP 為主的採購團隊，不過這也發生了因為採購流程阻礙公司創新的狀況。所以該 CPO 對採購單位的人說，「如果你在沒有我事先批准的情況下發布 RFP，你就會被解僱。」他這個強制的方式，迫使團隊迅速學習如何與供應商進行更高層次、更透明的談判，使採購雙方能夠真正深入了解需求的核心內容。
這位 CPO 指出，「強制改變慣用 RFP 的措施，採用敏捷採購的方法，提升了企業關鍵核心類別中的主要供應商關係，」他說。「作為採購領導團隊，需要嚴格的紀律，除了在各方面保持紀律，更需要保持專業和競爭優勢。這些目標是可以做到的，而且可以設定時間和地點。而這次疫情正可能是實驗這種敏捷採購方法的時間和地點，你能夠選擇何時採用這種方法，讓你的採購團隊提升其專業能力。」
(本文授權非營利轉載，請註明出處：CIO Taiwan)
