(鴻安法律事務所吳于安律師 撰)
【存證信函】、【律師函】是發生糾紛或爭執時最常遇見的文書種類，不過雖然常見，也還是有很多人對【存證信函】不太了解，今天我們整理了 10 個最常被問到的存證信函相關問題，希望對於存證信函有疑慮的民眾可以比較了解存證信函的運作方式。
首先是 10 個常見問題：
1. 存證信函是什麼？
2. 什麼時候會用到存證信函？
3. 存證信函怎麼寫？
4. 存證信函可以寄平信嗎？
5. 寄存證信函要多少錢？
6. 存證信函有法律效力嗎？
7. 存證信函跟律師函有什麼不一樣？
8. 對方拒收存證信函怎麼辦？
9. 收到存證信函可以不回覆或當作沒收到嗎？
10. 存證信函寄出後，遺失原始正本怎麼辦？
1. 存證信函是什麼？
簡單來說，存證信函是用來「告知對方」且「保存證據在郵局」的【文書資料】。
依《郵件處理規則》第 34 條所示：
「掛號信函交寄時，加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。」
2. 什麼時候會用到存證信函？
要做出意思表示，或是未來可能預計會採取法律行為時，就可以用到存證信函。最常見的情形就是有糾紛發生，還談不攏的時候，或是將來可能會需要進一步走到法院訴訟的情形時，都可以用到。
例如：有金錢借貸上的糾紛、鄰居之間住宅漏水的糾紛、要催告付款、交貨等等。
3. 存證信函怎麼寫？
存證信函謄寫的方式有：
(1) 手寫
(2) 電腦文書作業列印
如果是選擇手寫的話，請記得到郵局臨櫃，購買存證信函專用函稿來填寫，注意一個格子只能填入一個字。
另因存證信函是寄件人要留一份、郵局要留一份、收件人一份，所以一式要三份，存證信函內容也須一模一樣。
如果是選擇電腦文書作業，可以直接搜尋郵局網站的存證信函格式，或是網路上的存證信函產生器都可以直接生成存證信函。
至於存證信函的【內容】要怎麼寫，這邊謹記三大原則：
a. 發生什麼事
b. 你要對方做什麼事
c. 警示對方要在一段期間內達成，若超過期限，將會採取什麼行動
舉例來說，如果我借了十萬塊給小明，說好一個月後還錢，但小明一直不還，那我就可以寄一封存證信函給他，內容寫清楚我在什麼時間點借他錢，然後要求他在什麼時間點以前還錢，如果不還的話，之後會採取相關的法律行動。
4. 存證信函可以寄平信嗎？
存證信函不能寄平信。
依《郵件處理規則》第 34 條所示：
「掛號信函交寄時，加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。」
所以存證信函一定要掛號寄出，換言之，存證信函需要經過郵局櫃檯人員辦理，也需要蓋上該寄出郵局的戳章。
所以沒有經過郵局櫃台人員承辦的話，就算是存證信函格式的函稿，也不算是正當的存證信函喔。
5. 寄存證信函要多少錢？
存證信函一式三份，費用依內容頁數的多寡來計算，並沒有固定的費用。也因為內容寫越多，費用就越貴，所以存證信函的內容盡量簡潔有力地表達發生事實、要求與後續會做什麼行動就好。
6. 存證信函有法律效力嗎？
開頭說過，存證信函是一種【文書資料】，他是針對我們寄過去的存證信函立場來留存這個紀錄，所以並沒有特別的法律強制力，但仍然是一種意思表示的行使。
不過日後要是有訴訟，是可以表明我們曾經寄送的存證信函，來告訴法院我們的立場是什麼、做過什麼意思表示。
7. 存證信函跟律師函有什麼不一樣？
律師函相比存證信函來說，在書寫上因有律師背書，也比較具有威嚇效果，而且會有律師協助做後續處理及接洽。
而存證信函的優勢是本身會在郵局留存一份，所以存證信函具有存證的效力，另外，律師函也可以用存證信函的方式來寄出喔。
8. 對方拒收存證信函怎麼辦？
可以的話，收件人的通訊地址及戶籍地址建議都寄送一份。
如果存證信函因被拒絕簽收而遭退回，建議保留此封信件，因掛號函件被退回，都會註明退回理由，如果未來真的走到訴訟途徑，這也是一種佐證方式，來證明當初我們有想要做這件事。
9. 收到存證信函可以不回覆或當作沒收到嗎？
收到存證信函後不理會或不回覆其實都算正常現象，因為收到存證信函不像收到法院傳票那樣有拘束力，所以收件人沒有任何回應也不會怎麼樣。
但是收件人不回應跟存證信函有沒有送達是兩回事，如果未來真的走到訴訟程序，說不定原告會主張說就是因為被告（收件人）的消極不面對、或惡意躲避原告的聯繫，來增加訴訟的請求基準也不一定。
10. 存證信函寄出後，遺失原始正本怎麼辦？
寄出存證信函後，寄件人自己也會有一份留存，如果連自己的這份都遺失的話，可以拿原始寄出的郵局函件執據（收據）申請查閱或申請副本。
但是郵局保留該存證信函的效期是三年，所以要注意時間。
另外，如果當初的存證信函跟收據都遺失的話，可以向櫃台詢問看看提供相關身分證明文件能不能申請查閱或副本。
吳于安律師小叮嚀：
以上十個問題，是大家比較常對於存證信函會有的疑問，最後簡單複習一下，存證信函是一種表示意見的文書資料，仍然是法律文書，但不具有法律強制力，但是也不代表收到就可以都不理睬 (有可能日後訴訟上受有不利益認定)，如果有類似問題，還是建議諮詢一下律師的意見喔。
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服務超過 100 種產業、250 間公司 (包括上市櫃公司及數十間年營收破億之公司)，也是各大協會、學會、公會等特聘法律顧問及講師，對於民事、刑事及行政爭訟案件都有豐富的實戰經驗。
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台北市政府 & 中正區 & 文山區公所諮詢律師
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(資料來源：WinNews - 威傳媒)
