對於南非最大乳製品公司 Clover Group 的資訊長 Tsholofelo Moeca 而言，避免科技過時非常重要。以下是他和他的團隊，如何找到正確的解決方案與和合作夥伴，幫助他們實現現代化之旅的方式。
文／Joanne Carew‧譯／潘得龍
現在，資訊長們的工作內容變得非常繁忙，他們的角色不斷擴展。近幾年來，除了 IT 的管理之外，還要成為戰略性的業務領袖，善用技術以創造業務的真正價值。
對於南非最大的乳製品公司，The Clover Group 的資訊長 Tsholofelo Moeca 而言，確保導入企業的技術能夠真正是業務所需要的，因此增加了資訊長的壓力。以雲端運算為例，有些公司已經遷移到雲端，而有些公司則是正在進行遷移過程中，但他認為每個人仍在試圖弄清楚如何將雲端應用得更好。他說：「從我的角度來看，這是不可避免的 ─ 所有企業都必須以某種方式使用雲端，不過仍然有很多機會理解不同或特定行業或公司，已建立正確有益的客製化方案。」
然而，對於許多企業來說，成本仍然是使用雲端的主要障礙，對於資訊長來說也是一個令人頭痛的問題。大多數已經嘗試過雲端的企業，應該或多或少都曾經體驗到在費用上的消耗。也就是說，很容易在不察覺的情況下，花費過多的支出而感受到損失。他說：「這是一個成本控制的問題，當傳統方式，一切的設備和服務都在本地時，資訊長可以精確預算。如果他們告訴 CFO，某件事情將花費 1,000 萬，那麼實際成本就會是 1,000 萬 。但在雲端中，可能會發生一個事件，導致你的資源消耗急劇增加，然後明天你不得不再次向財務長（CFO）解釋你需要另外 200 萬 的支出。」不過，這並不是說企業應該古板地回到本地解決方案，他強調，這確實意味著，如果不想產生意料之外的成本，資訊長需要密切關注他們的雲端使用情況。
老舊系統問題
當你負責一家已經存在了 120 多年企業的數位轉型任務時，一定會遇到如何處理老舊系統的問題。對 Moeca 而言，這也是他面臨的最大挑戰之一。當設備接近壽命的最後階段，並且不再得到支持時，你就像在走一條沒有安全網的繩索上。此外，當你使用這些系統時，你可能會難以找到具備解決可能出現的任何問題所需技術的人。他說：「在一家像我們這樣存在已久的企業中，技術也是一個問題，因為我們成為了自己之前成功之後的受害者。多年前我們買了一個系統，它仍然運作良好，所以我們不想碰它，因為它仍然在做它應該做的事情。這是合理的，但這意味著員工不願意學習新技術或提升現有技術。他補充說：「但當其他人都在開車，而你仍然騎馬時，你將不可避免地輸掉比賽。」
他舉例說明了他目前正在進行的資料管理專案，這是他當前 IT 轉型策略的一個關鍵部分。這個專案的目標是希望更有效地運用企業擁有的龐大數據資源。碰巧，他們使用的一個資料倉儲系統，是 IBM Netezza Mako 的資料倉儲解決方案，已經到達了生命週期的終點，因此供應公司不再維護。因此他說：「如果這東西出了問題，我們就只能自行解決。」
為了在這個問題變成大問題之前加以解決，Moeca 展開了一個全面的 RFP 流程，以找到合適的產品和合適的合作夥伴。這是一定要做的，因為他和他的團隊必須確切地決定他們需要什麼，將這些需求明確告訴可能的供應商，然後評估哪些解決方案最符合這些標準。他說：「我首先看的是產品，能夠符合我的需求嗎？然後看誰可以提供這個產品，確認這個合作夥伴是否適合我們的企業和專案。」
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在確定專案需求時，他和他的團隊花時間與企業各部門交談，瞭解他們的資料需求，並確保新的解決方案能滿足每個人的需求。彙整這些信息非常重要，因為可以有助於縮小名單，因此只需考慮滿足所有需求的參與者和解決方案。他說：「我們有非常明確的標準，如果你能滿足這些標準，你就是我們首選的解決方案，就是這麼簡單。」
最終，他們選擇了一個名為 Snowflake 的資料倉儲解決方案，由當地合作夥伴 Intellinexus 提供。在選擇解決方案和合作夥伴之後，Moeca 和他的團隊還必須確定他們的轉移模式是「升級和轉移」或是「升級、修復然後轉移。」最終，他們選擇了前者，採用分階段的方法，計劃在後續階段進行各種強化和改進。
這個決策的核心是消除無法升級已經處於生命週期末期的技術所帶來的不必要風險。他說：「我們的確是在與時間賽跑，迫切需要在系統崩潰之前採取行動。」因此，第一階段的目標是確保新的資料倉儲能夠開始運作正常，並且可以開始連線以執行日常業務所需的所有內容。」
讓業務買單
根據 Moeca 表示，這個專案的第一階段大約花了 11 個月的時間才完成，但他坦承，這段時間中有近四分之一的時間都花在說服掌握資金的人頭腦，讓他們認識到該專案的價值。他說：「作為 CIO，我們通常擁有這些令人驚嘆的大計劃，但我們因為缺乏資金而未能實現。當然，考慮到經濟效益和我們所處的世界，這是有道理的，但我們需要在預算的小心控制和跟上時代之間取得平衡，確保讓企業業務發展與 IT 策略保持一致是非常重要的。」
當 Moeca 一年前加入該公司時，有很多工作要做，需要調查所有不同的可用工具和技術。但他表示，公司事實上對此一無所知，公司從未參與其中的過程。他說：「我的工作之一，就是確保他們了解問題，並且從一開始就知道我們要前進的方向。所以，當我們向他們提出解決方案時，我們無需說服他們，因為他們清楚瞭解我們試圖實現的目標。」
他承認，有時候需要使用一些嚇人的手法，以確保別人明白問題的嚴重性，像是舉例如果他們的資料倉儲解決方案突然停止運作，情況會有多糟糕。對 Moeca 而言，正確進行這些對話，要求資訊長找到一種方式以闡述不採取行動可能會造成的潛在成本，同時展示工作的改變將帶來的好處。
儘管現在還處於早期階段，但他已經可以看到他們的遷移如何改善了營運。他說：「當你看到我們過去如何做事，相對於現在做事的方法，變化是相當大的。我們過去不得不手工處理很多工作，但現在只需發送一個連結，他們立即就可以取得他們所需的資料。」
(本文授權非營利轉載，請註明出處：CIO Taiwan)
