資訊長應該如何審查 IT 投資組合，留心抑制不必要的支出，並實現每項 IT 投資的最大價值？調整 IT 預算以因應未來的機會是一個重要原因。
文／Stephanie Overby‧譯／林麗冠
IT 領導人一向需要履行財務責任，同時滿足業務對技術的需求。但隨著近年來數位轉型的行動增強，資訊長們暫停腳步以重新評估 IT 財務狀況的機會愈來愈少。「有些組織相當快速進行創新、轉型和發展，所以沒有時間清理開始構成阻礙的舊成本結構，」Gartner 資訊長團隊研究副總裁 Stewart Buchanan 表示。「最終的結果是，有些組織的技術債比其他任何事物都快速增加，並剝奪了他們的預算和創新能力。」
現今的資訊長不僅是技術領導人，也是業務主管。「那意味著要長期認真檢視成本，並確保公司支出聚焦於未來，而不僅是維持既有的一切，」SAS 執行副總裁兼資訊長 Jay Upchurch 表示。需要調整 IT 預算以因應未來的機會，是資訊長現在審查 IT 技資組合的一個重要原因，但這並非唯一的原因。經濟不確定性、競爭加劇、永續性的疑慮、股東期望和監管挑戰，也是首要考量因素。
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「持續控制成本相當重要，但在經濟壓力時期變得更加必要，」資安託管服務供應商 11:11 Systems 的資訊長 Jon Pratt 表示。「嚴格控制預算使公司能夠在需要新平台、專案或實現成長時彈性地制定策略決策。」
即使許多執行長了解到數位轉型是業務成長的主要推動力，他們仍希望 IT 部門能夠在維持既有預算的情況下完成這一切。而且由於缺少資本，「找到可投資資金的最簡單方法就是找到可以降低的成本，」West Monroe 的管理合夥人 Marc Tanowitz 表示。「每降低一美元的營運成本都會直接影響利潤。」以下是 IT 領導人現在能夠採取以確保未來獲得這些資金的一些行動。
1. 檢查雲端成本是否沒問題
「高度可擴充的技術，再加上使用量和成本都增加，導致支出失控，」電信費用管理公司 Tangoe 的資訊長 Mark Troller 表示。該公司估計其客戶在雲端上超支高達 40%。數位服務公司 West Monroe 的 Tanowitz 有同感，他表示：「在雲端支出方面，不成熟的治理方法導致過度使用，當採取整體的雲端架構方法時，這種過度使用的情況可以減少。」
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除了雲端消費之外，可能還有其他推動因素在發揮作用。「超大規模雲端服務供應商正在提高價格，以收回在雲端和生成式 AI 上的投資，」Phase IV Ventures 前資訊長兼創始人 Anil Cheriyan 表示。他認為，IT 領導人需要就本身的雲端成本提出一些艱難的問題，包括過去某些雲端是否比內部部署的選項更昂貴，以及它們相對於該成本提供了什麼價值。
採用多重雲端方法的企業可能會經歷營運支出不斷激增，Protiviti 技術諮詢集團董事總經理 Barrett Schrader 表示：「組織可以利用批量折扣並降低複雜性。此外，這促成簡化的管理和治理，可以進一步降低 IT 成本。」
SAS 的 Upchurch 補充道，FinOps 做為充分提高雲端投資的一種架構，愈來愈受歡迎。「FinOps 實務排除不必要的雲端使用、簡化必要服務以及在適當時採用雲端原生服務 ─ 例如預留實例、工作負載智慧停機和現貨市場定價 ─ 藉此在降低成本上提供顯著的效益，」他說。
2. 重新檢視專案中的搭配組合
安永美洲（EY Americas）技術諮詢業務主管 Anja Allen 表示，強大的需求管理是永續的 IT 成本最佳化的關鍵。要確保所有 IT 支出直接與業務需求相關，並充當自動成本最佳化工具。
11:11 Systems 的 Pratt 表示，資訊長也應該定期審查正在進行的專案，根據預期的投資報酬率和可行性，重新考慮專案的優先順序。「評估該專案能否讓公司增加營收，或更換老化的系統後經過一段時間最終能否節省成本，是排除那些對公司沒有顯著影響的專案的必要做法，」他說。「領導人也需要考慮實施成功的可能性。唯有在能夠徹底執行專案時，花費的錢才有意義。」
零基預算對自由裁量支出（discretionary spending）而言可能是個好方法。「雖然證明技術支出的合理性可能很棘手，但 IT 領導人可以透過調查預算和規劃週期中的自由裁量支出，發現真正的關鍵是什麼，確保只包括能夠創造突破性價值的領域，而不是僅僅根據歷史背景來假設或決策，」Everest Group 合夥人 Nitish Mittal 表示。
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3. 重新調整支援等級
支援成本是 IT 領導人可以收回資金的另一個領域，只需支付滿足業務必要服務等級所需的費用。「對於儲存，你可能總是希望有最佳支援計畫，以便在幾小時或更短的時間內更換任何故障的組件，」Pratt 說。「但對於比較非關鍵的網路基礎設施或運算，如果已有足夠的備援，領導人可以選擇較保守、成本較低的支援計畫。」
4.考慮根據使用量調整的合約
要使 IT 成本與創造價值的結果保持一致，最佳方法之一是根據使用量定價，儘管這似乎是一種成本較高的選擇。「根據使用量調整的合約是自我最佳化的，」Gartner 的 Buchanan 表示。「每單位的變動成本可能比固定成本稍高，但如果貴企業使用量較少，總成本會更低。」
5. 重新思考採購決策
重新審視與外包商和其他第三方服務供應商的協議總是值得的，這些協議通常是 IT 最大的支出之一。「看待承包商和供應商，應該像看待汽車保險一樣，」Pratt 說。「每到續約時，要確認有仔細檢查並且貨比三家。」West Monroe 的 Tanowitz 表示，尤其是在臨時勞動力方面，資訊長經常支付高於市場的價格，或與比實際需要更昂貴的承包商合作，他的分析顯示，有機會節省 6% 到 30% 的費用。
有幾種方法可以幫助 IT 領導人找到 IT 服務交易中的價值流失。EY Americas 的 Allen 建議進行供應商長尾支出分析，以識別不必要的供應商激增；進行供應商支出帕累托（Pareto）分析，以識別整合供應商的機會；進行基準分析，以重新使定價與市場情況一致；進行市場技能組合分析，以識別哪些技能可以用較低的價格購買。Allen 發現，IT 領導人使用這些技術後，將 IT 服務支出削減 15% 到 30%。
IT 領導人可能也會發現，某些工作可以用更便宜的價格外包。Axis Communications 資訊長 Jonas Hansson 主張內部採購。「除非你能夠預測未來並且是非常優秀的採購者，否則外包一向昂貴得多，而且比較欠缺彈性，」他表示。「長期來看，降低成本的最佳方法是培養內部技能和經驗。」
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6. 實施敏捷採購
即使是採購和制定採購決策的流程，最終也可能使 IT 組織花費超出其預期的成本。一些先進的 IT 領導人正在採用敏捷的採購方法，將流程分解為更短的迭代段落，以減少成本超支、延遲和不一致的結果。
此外，Everest Group 的 Mittal 表示，盡早讓財務和採購利害關係人參與，有助於簡化決策流程。「這也有助於交叉傳播構想，使技術選擇流程在協商談判、市場最佳實務以及組織中其他功能部門的工作方面更具有效率，」他補充道。
7. 清除技術債等垃圾
Gartner 的 Buchanan 表示，資訊長要解決技術債以降低成本並投資於產生價值的新方法，現在正是時候。「延長支援是支付較低水準的服務和安全性的昂貴方式，」他補充說。「組織只有透過重整架構來降低成本基礎，才能夠安全地減少支出。這意味著要清理不再使用的垃圾，將超過使用期限的技術降低優先等級，以及在它們變得不再安全、可靠和適合使用之前加以更換。」
資訊長可能不願意重新審視幾十年前做出的支出決策，而企業領導人往往會否認這個問題的存在，因為清償這些技術債並不容易獲得投資報酬。但 Buchanan 指出，解決這個問題的一種方法是，用「一個龐大而且可怕的數字」來呈現技術債，然後提交給董事會。
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8. 審核所有合約
IT 組織在硬體、軟體和網路上支付的費用，幾乎總是超出業務實際需求。「定期檢查 IT 支出，可以發現你可能不知道的隱藏成本，包括未使用的軟體授權到冗餘服務。這些「小」支出累加起來可能是一筆巨款。」IT 服務公司 WinWire 的技術長 Vineet Arora 表示。
West Monroe 的 Tanowitz 表示，網路支出是最常見的超支領域之一，因為該公司繼續為不再使用的線路付費。計費錯誤、授權的過度配置以及容量的變更，也是需要注意的其他事項。「通常 IT 支出幾乎成為例行支出，而且久而久之，審查也愈來愈少，」Planview 的資訊長兼資安長 Joe McMorris 表示。「IT 領導人必須持開放態度，以全新的眼光檢視業務的各個部分。」
9. 將應用程式合理化
就軟體而言，需要合理化的不僅僅是授權或使用權，還有應用程式本身。根據 Freshworks 對 IT 專業人員進行的意見調查，過去一年，企業使用的應用程式數量增加 71%。「如果不持續削減那些無法提高效率的部分，IT 團隊就無法維持下去，」Freshworks 資訊長 Prasad Ramakrishnan 表示。
「資訊長必須根據一線員工的見解，有系統地審查技術堆疊，」IP 管理軟體製造商 Anaqua 的資訊長 Erik Bailey 表示。他定期評估公司的軟體堆疊，檢視整合、安全性和使用情況。「我們正在進行的一項主要成本削減措施是評估和整合供應商，目標是對較小的工具集進行標準化，以最終實現成本中立性，同時大幅改進營運效率、生產力和員工的工作量。」
10. 從現有技術中獲得更多價值
「我不斷從我們的支出中追求更多價值，」Upchurch 表示。他補充說，SAS 已對核心企業系統進行投資，他的目標是避免購買重疊或競爭的系統，以維持高效率的技術組合。「這意味著要讓內部客戶證明，為何現有的 IT 解決方案支出無法滿足他們的業務需求，」他說。
Onestream Software 全球 IT 服務資深總監 Anthony Walsh 表示，同樣重要的是，持續對員工提供有關可用工具的教育，並提供有關工具全面功能的訓練。「大多數使用者只知道他們可以使用的技術的一小部分，他們可能會誤以為自己需要使用新工具或為新工具提供預算，但實際上他們已經擁有這些功能。」
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11. IT 自動化
IT 工作負載自動化的機會比以往任何時候都多。「研究實施 IT 流程自動化的方法，可以促使勞動成本降低和效率提高，」Protiviti 的 Schrader 表示。常見的自動化任務包括系統監控、修補程式管理和備份。
正確看待削減成本
IT 領導人無論採取什麼步驟來重新審視成本，都應該保持長遠的觀點。「為短期利益做決策，可能會讓企業日後面臨技術債的風險，而克服技術債的成本可能會更高，而且需要耗費更多人力，」11:11 Systems 的 Pratt 表示。「優秀的領導人會在保守和促使 IT 發展和強化業務之間找到必要的平衡。」
聰明的 IT 領導人也會明白，在持續支援和實現技術驅動的業務成長的同時將 IT 預算最佳化，不僅僅需要審慎的財政政策。Everest Group 的 Mittal 表示，IT 不能被視為成本中心。因此，IT 領導人需要不斷地為技術提供業務案例。正如 Gartner 的 Buchanan 所說的：「挑戰不在於成本管理，而在於從成本中實現價值。」
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