進場要錢，退場賠錢？想要確定企業軟體採購的總持有成本（Total Cost of Ownership, TCO），是一個相當複雜的過程，裡頭有許許多多必須考量的後續影響與隱藏因素。本文將討論 IT 部門應如何實現更為精準的 TCO 估算。
文／Neal Weinberg‧譯／兩三松
當企業組織採購了一款全新軟體時，注意力通常集中在其為企業帶來的利益上，像是簡化業務流程、提高生產力、自動化、更棒的資訊安全、更快讓產品上市，與數位轉型等。但 IT 部門同樣應當關注成本/效益比的另一個面向，也就是軟體在售價之外，還會為企業組織帶來什麼樣的成本。
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在 IT 部門剛開始獲得軟體採購批准時，獲得的成效可能沒什麼亮眼之處；但在用來確認原本預期企業軟體的投資回報率時，就變得相當重要。如果 IT 部門無法準確預測或計算出，在整個產品生命週期內軟體實施總成本的話，就沒有依據進行像樣的 IT 計畫、採購或其他類型決策。
什麼是 TCO？為什麼很重要？
總體擁有成本（TCO）是企業組織對購買、設定、安裝、使用、監控、維護、最佳化與汰換 IT 產品或服務整體預期支出的加總估算。
想要全面進行 TCO 分析，通常是複雜又耗時。試想，如果業務單位負責人正向資訊長建議著重要軟體的購買支出；或是預算有限的資訊長，試圖在競爭預算的專案之間進行選擇；也可能是嘗試對資訊長推薦，必須仰賴軟體推動的策略規畫等。對於執行長或董事會來說，提出一份具備強大說服力的 TCO 分析報告，是一項必要工作。
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除了提供準確且可預測，還能隨時間更動的成本分析之外，深入研究 TCO，還能帶來其他好處。研究 TCO 可以協助 IT 部門發現隱藏成本，而這些隱藏成本很可能會在未來造成困擾。像是如果打算要讓特定應用程式運行五年以上，但計畫用來運行該應用程式的伺服器卻即將報廢，並且需要在兩到三年內更換；那麼最好還是預先考慮這些細節，以免造成困擾。
對 TCO 進行審核，還可以確保軟體實施依預期執行，並提供企業所追尋的好處。對 TCO 分析，強迫資訊長必須仔細考量資料搬遷、員工培訓和流程重新設計等議題。
好消息是，這些分析目前有指引手冊與範本可以協助入門。像是 Apptio 提供應用程式 TCO 檢查清單，GetApp 提供了適用於本機和 SaaS 應用程式的 Excel 檔案版本 TCO 計算器。
但目前企業並沒有一個可明確套用計算出軟體 TCO 的快速公式，因為這很大程度上會取決於各企業自家的獨特環境。建議要盡可能請教更多相關人員，並且嘗試預測這個新軟體會如何影響企業裡各部門的話，可能是個好主意。
任何 TCO 計算，都包含三個主要部分：初次購買與安裝費用、營運與維護費用，以及軟體使用壽命結束的停用成本。以下是每項類別中應當包含的一些關鍵要素。1. 初次購買、設定與安裝企業軟體
談判軟體授權條款這個項目就是一種技能，將需要企業法律團隊或財務長的支援。大多數的軟體供應商，都會對列出來的牌價打個折扣，就是想透過後續的長期服務與技術支援合約來賺錢；而這些後續服務合約的費用，最高可達初次購買價格的 20%。
對企業而言，向多家供應商要求提供需求建議書（RFP），並在談判授權條件、服務與技術支援等級與融資條件時，採取強硬態度會非常重要。
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大多數軟體供應商正從以往的一次性永久授權模式，過渡到訂閱制模式，就意味著成本將重複出現；通常是每年得繳一次費用。
在執行 TCO 分析時，嘗試準確估計目前需要多少軟體數量，以及將來還可能需要多少授權是非常重要的。如果預計這個數字可能大幅增加的話，成本將會逐年上升。並且可能存在相關輔助成本，像是需要額外的伺服器硬體或資料儲存容量等。
至於軟體安裝成本，由於部署新的軟體平台從來都不是可以馬上隨裝即用的工作，因此安裝的費用並不會低到那裡去。以下是在分析安裝成本時，需要預先考量的一些相關項目：
- 硬體：為了執行新軟體，是否需要購買新硬體，或者是否能在現有伺服器與儲存裝置上運行？如果採用的是包含本地伺服器、託管設備與雲端基礎架構即服務（IaaS）的混合模式，不同項目的成本各為多少？
- 能源耗用：如果需要採購新硬體，那麼對應的電力與降溫方面所耗費額外能源成本會是多少？
- 測試：在部署硬體之前，在品質保證和測試方面投入的成本會有多少？如果應用程式並非獨立運作，那麼確保解決方案能夠與其他軟體堆疊（software stack）整合的要求是什麼？
- 系統設定與切換：需要多少設定檔，才能使軟體在特定企業環境中順利運行？從舊系統切換到新系統是否可能導致停機？
- 資訊安全：先確認資安團隊已進入狀況，並有足夠時間來審核新軟體是否有潛在資訊安全漏洞。此外，將新軟體納入企業的資安基礎架構（如存取控制、身分驗證與零信任機制）方面的相關成本是多少？
- 培訓：需要什麼類型的培訓，才能讓最終使用者盡快掌握新軟體的使用？
- 網路：這個新軟體，是否需要額外頻寬，或是新的資料流途徑？
- 重新設計：流程是否需要進行重新設計，才能確保工作流程最佳化，以便從新軟體中獲得最大利益？
- 資料遷移：如果要用更新版本軟體，來取代舊版單點產品時，事先估算資料遷移成本會非常重要。如果打算以一個平臺或套件來取代多個單點產品，資料遷移過程可能變得更為複雜，成本也很高昂。
- 備份：應用程式資料不僅僅儲存在一處。基於備份和災難復原等理由，企業應保留應用程式資料的多個副本，也會因此增加替換更新備份資料的成本。
2. 監控、維護與系統最佳化成本因素
應用程式啟動並運行後，TCO 分析中需要包含額外成本項目有：
- 客製化：每家企業都有自己獨特工作流程與倚賴的軟體，因此可能需要對應用程式進行調整，以消除生產力途徑上的所有潛在阻礙。
- 整合：無論在安裝前進行多少測試，總是會跑出整合問題，並需要調整。
- 軟體修補/升級：沒人喜歡不斷地上修補與更新軟體，但 IT 部門需要投入資源來確保應用程式會被及時修補，並運行最新版本。
- 應用程式效能管理：雖然依服務和技術支援合約，能夠在軟體出現錯誤或當機時，對供應商要求協助，但正常是會由企業 IT 人員來監控應用程式效能表現。
- 持續培訓：培訓是一個永無止境的過程。尤其是當員工不斷來來去去，以及供應商持續添加新功能與新特色的時候。
- 授權監控：沒有什麼會比在進行審核時，發現必須為未經授權的軟體而付費更糟糕的事。進行定期審核，可以辨識出已離職員工的軟體授權，或是高估特定團隊或業務部門授權費用的情形。在這些情況下，可以降低軟體授權成本，或是將軟體授權轉讓給可以從這些工具獲益的正確使用者。
3. 停用成本，以資料遷移為大宗
資訊硬體一旦達到使用年限，會需要妥善處理。對於企業軟體來說，同樣也有停用成本，主要是與匯出舊資料相關。
首先，資料需要從舊軟體遷移到新軟體。考慮到即使是單一業務流程，也可能需要動用相關事項與資料庫，這可能會很複雜。接著就是考慮資料備份與災難復原。
新軟體可能會要求以不同的方式，重新更改資料的格式。有鑑於國家監管或法遵等理由，可能仍需要保留在舊系統當中某些資料的封存檔案。
在計算 TCO 時，另一個要注意的地方是，記得要先規畫該軟體的使用年限。貴企業是否不會隨意更改技術堆疊？因此只要仍能完成工作，就會持續運行該軟體？在這種前提下，進行 5 年或 10 年的 TCO 分析，才會有意義。
另一方面，如果貴企業制訂了積極的永續發展策略，想要在三年內解散所有資料中心，並盡可能將各類應用程式遷移到 SaaS 替代方案時，該怎麼辦？
目前還可能需要使用這些應用軟體，因為它能夠滿足關鍵的業務需求。但必須理解這類應用程式的使用年限會比較短，在計算 TCO 時需要能夠反映出來。
全局觀點：成本 vs. 效益
請記住，企業要建立起 TCO 其實只是成本/效益估算其中一個部分的觀念。對投資報酬率進行分析的企業高階主管們，更需要抓出估計成本與預期收益之間的平衡點。新軟體應該支援高價值業務專案的進行，並能與企業策略目標保持一致。
當然，新軟體的預期效益與預估 TCO 都只是估計值，都有變動的可能。但進行詳細的 TCO 分析，可以提供紮實的評估框架；這當然比盲目亂闖，然後遭受意外損失要來得好。
(本文授權非營利轉載，請註明出處：CIO Taiwan)
